공무원 온나라 문서 본문 검색을 도와주는 키워드 사용 방법 설명

공무원이 사용하는 문서관리시스템인 온나라 문서에는 키워드라는 칸이 있습니다.

키워드는 왜 있는 것이며, 어떤 경우에 어떻게 사용하는 것일까요?

저는 온나라 문서에 있는 키워드 기능이 반드시 필요하다고 생각하는데요,

오늘은 온나라 문서에 키워드의 목적과 사용방법에 대해 알아보겠습니다.

온나라 문서 키워드 목적

온나라 문서에서 문서관리카드를 보면,

가장 첫번째 칸에 문서의 ‘제목’이 있고,두번째 칸에 ‘과제카드명’이 있습니다.

그리고 세번째 칸에 ‘키워드’가 있고, 네번째 칸에 본문이 있습니다.

키워드라는 것이 본문 위에 있을 정도로 중요한 것이라는 의미 입니다.

세번째 칸 키워드

‘키워드’의 목적은,, 

온나라 문서는 본문 검색이 안되기 때문에,

제목에는 표현하지 못한 본문의 주요 단어를 키워드로 입력하여, 검색할 때 활용하라 입니다.

좀 더 풀어서 말씀드리면,

이전버전의 온나라 문서에서는,

검색을 할 때는, 제목으로만 검색이 되었습니다.

그런데 업무를 하다보면 제목에는 표현되어있지 않은 본문 내용을 검색해야 하는 경우도 많습니다.

그리고 비슷한 내용인데, 담당자마다 제목 및 제목에 들어가는 주요 단어를 다르게 쓰는 경우도 있습니다.

이러한 경우, 키워드에 제목에서는 표현하지 못한 또는 제목의 특성상 표현하기 어려운 본문의 주요 단어를 넣음으로서,

검색할 때 내가 찾는 키워드가 들어간 문서를 찾을 수 있습니다.

키워드 활용의 예

온나라 문서에서 키워드를 활용한 예를 보겠습니다.

아래와 같이 ‘침수예방 홍보물 게시 요청’이라는 문서가 있습니다.

온나라 문서 키워드 예시

만약 이 문서를 생성 및 처리하고 오랜 시간이 지난 후, 

내가 또는 내 다음 담당자가 이 문서를 찾을 필요성이 생기는 경우가 많습니다.

이 때, '침수’ '예방’ ‘홍보물’ 이라는 단어를 떠올릴 수 있다면 ‘침수예방 홍보물 게시 요청’이라는 문서를 찾을 수 있습니다.

그런데, ‘홍수 대책’과 관련한 문서를 찾아야 할 때, 과연 이 문서를 쉽게 찾을 수 있을까요?

사실 지금 든 예는 쉬운 예라서 ‘예방’이라는 단어로 찾을 수 있을지도 모릅니다.

하지만 업무경험을 하다보면, '침수’ '홍수’ ‘예방’ 이라는 일상적인 단어를 쓰지 않는 업무도 많이 있습니다. 

예를들어  '사용료’ '변상금’ ‘과태료’ '이행강제금’ '벌금’ 등등 법적으로는 차이가 있지만, 일상에서는 혼용하여 사용하는 경우입니다.

같은 내용에 대하여 누군가는 '과태료’이라는 단어를 쓰고

누군가는 ‘벌금’이라는 단어를 쓸 수도 있습니다.

다시 ‘침수예방 홍보물 게시 요청’으로 돌아와서 키워드를 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.

다시한번 온나라 문서에서 키워드의 목적을 말씀드리면,

제목에 쓰지 않은 본문의 내용 또는 검색 시 도움이 될 수 있는 주요 단어를 키워드에 넣어문서 검색을 쉽게 하는 것입니다.

그렇다면 키워드에 #홍수 #범람 이라는 단어를 넣을 수도 있고,

#서울시 #강남구 #서초동 과 같이 특정 지역을 넣을 수도 있습니다.

온나라-문서-키워드-입력-예

키워드를 입력한 후, 온나라 문서등록대장에서 ‘홍수’로 검색해보겠습니다.

아래 그림과 같이 제목에 ‘홍수’가 들어가 있지 않으므로, 문서가 검색이 되지 않습니다.

온나라-홍수-검색안됨

 

그런데 키워드로 ‘홍수’를 검색하면, 

제목에 ‘홍수’라는 단어가 없더라도, 키워드에 '홍수'가 들어가 있으므로 해당 문서가 검색됩니다.

온나라 제목에 없는단어 검색

이렇게 제목에 표현하기 어렵거나, 본문에 있는 주요 단어 또는 검색이 예상되는 단어를 키워드에 넣어놓으면,

온나라 문서에서 문서를 검색할 때, 큰 도움이 될 수 있습니다.

문서에 키워드를 넣는 것이 좀 귀찮을 수는 있습니다만,

나를 위해서, 그리고 내 후임 담당자를 위해서 중요한 문서만이라도 키워드를 넣어 놓으면,

서로 효율적으로 일할 수 있는 방법이 될 것입니다.