공공기관 공무원 위원회 심의회 회의록 기록물 작성의 의무 법적근거

회의록 작성 의무

공공기관 공무원은 공공기록물법에 근거하여 회의록을 작성해야 할 의무가 있습니다.

모든 회의록에 대해 작성하는 것은 아니구요, 

공공기록물법 시행령에 명시된 회의를 하는 경우, 회의록을 작성해야 합니다.

공공기관 공무원 회의록 작성 의무

업무를 하다보면 각종 회의가 있습니다.

정기적으로 하는 회의는 물론이고, 비정기적으로, 갑작스럽게 발생하는 회의도 있습니다.

이럴 때 회의록을 작성해야 할까요? 안해도 될까요?

어떤 회의라도 기본적으로는 회의록을 작성하는 것이 좋을 수 있지만,

기록을 남긴다는 것이 부담스러울수도 있습니다.

그리고 회의록을 작성해야 한다는 것이 법으로 있다는 것을 모를수도 있습니다.

예를들어 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의의 경우, 공공기관 또는 공무원이 아

닌 민간인, 주민 등으로 구성된 회의가 있을 수 있습니다.

그 분들은 공공기관 또는 공무원이 아니기 때문에 회의록을 작성 안해도 된다고 생각할 수 있지만, 그렇지 않습니다.

회의록 작성 의무의 법적근거는 ‘공공기록물 관리에 관한 법률(약칭 공공기록물법)에 제17조(주요 기록물의 생산의무)에 명시되어있습니다.

공공기록물 관리에 관한 법률 ( 약칭: 공공기록물법 )

 제17조(주요 기록물의 생산의무) ① 공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과 등을 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물로 생산하여야 한다.

② 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성하여야 한다. 이 경우 속기록 또는 녹음기록은 그 기록물의 원활한 생산 및 보호를 위하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 공개하지 아니할 수 있다.

③ 공공기관은 주요 업무수행과 관련된 시청각 기록물 등을 대통령령으로 정하는 바에 따라 생산하여야 한다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 주요 기록물 보존을 위하여 관련 기록물을 직접 생산할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 관련 공공기관의 장과 협의하여 그 공공기관 또는 행사 등에 소속 공무원을 파견하여 기록물을 생산하게 할 수 있다.

그리고 구체적으로 어떤 회의에 회의록을 작성해야 하는지는 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제18조(회의록의 작성ㆍ관리)에 있습니다.

대통령이나 국무총리 등 고위 공무원이 참석하는 회의 및 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의, 지방자치단체장이 참석하는 회의 등이 회의록 생산의무가 있는 회의입니다.

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 ( 약칭: 공공기록물법 시행령 )

제18조(회의록의 작성ㆍ관리) ①법 제17조제2항에 따라 공공기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 대통령이 참석하는 회의
2. 국무총리가 참석하는 회의
3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
6. 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
7. 제3조제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장이 참석하는 회의
8. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
9. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 및 제6호에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산하여야 한다. <개정 2014. 11. 4.>

③제2항에 따라 속기록 또는 녹음기록(녹취록을 포함한다)을 생산한 공공기관은 법 제17조제2항에 따라 그 기록물의 전부 또는 일부를 보존기간의 기산일부터 10년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다. 다만, 제1항제1호에 해당하는 경우에는 보존기간의 기산일부터 15년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다.

④회의록(제2항 후단에 따른 회의의 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 포함한다)은 그 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관이 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고, 해당 공공기관이 작성하도록 한다.

진행하는 업무가 큰 문제없이 잘 진행되면 회의록의 필요성이 크게 느껴지지 않습니다.

그러나 다양한 이해관계자 사이에 문제가 발생할 경우, 

회의록이 중요한 역할을 하므로, 담당자는 회의록 작성 의무에 대해 숙지하고 준비해야겠습니다.